Trả Lương Nhân Viên Thời Vụ Bằng VietQR: Nhanh, Đúng Người, Có Lịch Sử

Với nhân viên thời vụ, trả lương thường là phần mất thời gian nhất sau mỗi ca: hỏi lại số tài khoản, gõ tay từng con số, tự nghĩ nội dung chuyển khoản, rồi cuối tuần dò lại tin nhắn xem đã trả ai chưa. Chỉ cần gõ sai một chữ số là tiền chuyển nhầm người, còn quên một người thì mất luôn một nhân viên tốt.

JobFling giúp bạn trả lương nhân viên thời vụ theo từng ca bằng mã VietQR: số tài khoản, tên người nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản đã nằm sẵn trong mã. Bạn quét bằng ứng dụng ngân hàng của mình, chuyển, rồi bấm ghi nhận. Mọi khoản đã trả và còn nợ đều được lưu lại theo từng ca.

Bài viết này hướng dẫn cách trả cho từng người, cách trả gộp nhiều ca bằng một mã, và cách theo dõi các khoản còn chờ thanh toán.

Tóm tắt nhanh: trả lương theo ca bằng VietQR

1. Nhân viên thêm tài khoản ngân hàng trong trang cá nhân của họ.
2. Hoàn thành ca sau khi ca kết thúc.
3. Mở Thanh toán của ca, chọn Trả cho từng người.
4. Quét mã VietQR bằng ứng dụng ngân hàng của bạn và chuyển tiền.
5. Bấm "Tôi đã chuyển" để ghi nhận. Người làm nhiều ca thì dùng QR trả tất cả.

JobFling không giữ tiền của bạn

Trước khi bắt đầu, có một điều cần rõ: JobFling không chuyển tiền và không giữ tiền. Tiền đi thẳng từ tài khoản ngân hàng của bạn sang tài khoản của nhân viên, qua ứng dụng ngân hàng bạn vẫn dùng hằng ngày. JobFling lo phần dễ sai: tạo mã chuyển khoản đúng người, đúng số tiền, và ghi lại ai đã được trả.

Vì vậy bạn không cần nạp tiền trước vào ví nào, JobFling không thu phí trên mỗi lần chuyển, và bạn vẫn giữ toàn quyền với tài khoản của mình.

Bước 1: Nhân viên thêm tài khoản ngân hàng

Mã VietQR cần biết tiền sẽ đi đâu, nên nhân viên cần thêm tài khoản ngân hàng vào JobFling. Họ vào trang cá nhân → Tài khoản ngân hàng, thêm ngân hàng và số tài khoản. Tài khoản đầu tiên tự động là tài khoản mặc định, và người có nhiều tài khoản có thể đổi bằng ngôi sao ★. Đây là tài khoản bạn sẽ thấy khi trả tiền cho họ.

Mẹo: nhắc nhân viên mới thêm tài khoản ngân hàng ngay khi được duyệt vào ca. Đến lúc trả lương, mã QR đã sẵn sàng.

Nếu một người chưa thêm tài khoản, JobFling sẽ báo "Chưa có tài khoản ngân hàng" và không tạo được mã QR. Bạn vẫn có thể trả bằng cách khác (tiền mặt, chuyển khoản thủ công) và ghi nhận khoản đó trong app.

Bước 2: Hoàn thành ca để tính lương

Khi ca kết thúc, bấm Đánh dấu hoàn thành ở trang chi tiết ca để ghi nhận tiền công cho nhân viên. Nếu bạn có nhiều ca mỗi ngày, bật Tự động hoàn thành ca trong tab Hoạt động: các ca đã kết thúc sẽ tự được đánh dấu hoàn thành.

Mỗi người được tính theo tiền công của ca bạn đặt lúc đăng việc, ví dụ 240.000đ/người. Nếu ca không đặt sẵn tiền công, bạn nhập số tiền lúc trả.

Bước 3: Trả cho từng người bằng mã VietQR

Ở trang chi tiết ca, mở Thanh toán ("Xem ai còn phải trả và ghi nhận chuyển khoản"). Màn hình này cho bạn thấy ngay tổng của cả ca, ví dụ Đã trả 480.000đ / 1.200.000đ · còn 720.000đ, và trạng thái từng người: Chưa trả hoặc Đã trả.

Bấm Trả bên cạnh một người để mở bảng Trả cho [tên]:

• Số tiền: điền sẵn tiền công của ca. Bạn sửa được nếu có thưởng, phụ cấp hoặc trừ giờ; mã QR tự tạo lại theo số tiền mới.
• Mã VietQR: chứa sẵn ngân hàng, số tài khoản, tên người nhận, số tiền và nội dung chuyển khoản.
• Ngân hàng và Số tài khoản kèm nút sao chép, cho trường hợp bạn không quét được mã.

Mở ứng dụng ngân hàng, quét mã, kiểm tra tên người nhận và chuyển. Nội dung chuyển khoản gồm tên công việc và ngày làm, ví dụ "Phục vụ quán cà phê 05/09", nên nhân viên nhìn sao kê là biết khoản này trả cho ca nào.

Chuyển xong, quay lại JobFling và bấm "Tôi đã chuyển". Người đó chuyển sang Đã trả và tổng của ca được cập nhật.

Vì sao VietQR an toàn hơn gõ tay

• Đúng người: số tài khoản lấy từ chính tài khoản nhân viên đã thêm, không qua tin nhắn chụp màn hình hay gõ lại.
• Đúng số tiền: số tiền nằm trong mã, bạn không phải gõ từng chữ số.
• Kiểm tra được: ứng dụng ngân hàng hiện tên chủ tài khoản trước khi bạn xác nhận chuyển.
• Dễ đối soát: nội dung chuyển khoản ghi rõ công việc và ngày làm.

Bước 4: Trả gộp nhiều ca bằng một mã

Nhân viên làm 5 ca trong tuần thì không cần chuyển 5 lần. Vào tab Hoạt động → Chờ thanh toán. Mục này liệt kê từng nhân viên bạn còn nợ, số ca chưa thanh toán và Tổng cần thanh toán, người được nợ nhiều nhất ở trên cùng.

Chọn một nhân viên để xem từng ca của họ, rồi bấm QR trả tất cả. JobFling tạo một mã VietQR cho tổng số tiền của tất cả các ca, với nội dung chuyển khoản dạng "Thanh toan 5 ca". Chuyển một lần, bấm "Tôi đã chuyển" một lần, và tất cả các ca đó được ghi nhận là đã trả.

Hai chi tiết giúp bạn không trả nhầm:

• Chỉ đúng các ca trong mã được ghi nhận. Nếu có thêm một ca kết thúc trong lúc bạn đang chuyển, ca đó vẫn nằm ở danh sách chờ, không bị đánh dấu đã trả cho khoản tiền bạn chưa chuyển.
• Mỗi ca vẫn giữ số tiền riêng. Trả gộp 5 ca vẫn là 5 khoản ghi nhận, nên sau này bạn vẫn biết từng ca đã trả bao nhiêu.

Theo dõi ai đã trả, ai còn chờ

Tab Hoạt động hiện một chấm báo khi còn người chờ thanh toán. Mục Chờ thanh toán là danh sách nợ lương của bạn ở một chỗ: ai còn chờ, bao nhiêu ca, tổng bao nhiêu. Khi đã trả hết, mục này hiện "Không còn ai chờ thanh toán".

Ghi nhận sai cũng sửa được: mở lại người đó trong Thanh toán của ca và chọn Sửa khoản đã trả để điều chỉnh số tiền.

Nhân viên tự xác nhận đã nhận tiền

Trả tiền mặt cuối ca, hay chuyển khoản xong mà quên bấm ghi nhận, là chuyện thường gặp. Vì vậy nhân viên cũng có thể tự xác nhận: trong Lịch sử ca làm của họ, ca nào còn Chưa thanh toán đều có nút "Tôi đã nhận tiền".

Khi nhân viên xác nhận, ca đó được đánh dấu đã trả và tự biến mất khỏi danh sách Chờ thanh toán của bạn, kể cả khỏi tổng tiền và mã QR trả tất cả. Nhờ vậy bạn không trả trùng một ca hai lần. Nếu bạn đang mở mục Chờ thanh toán đúng lúc đó, app hiện một thông báo nhỏ cho biết ai vừa xác nhận và danh sách tự cập nhật.

Mẹo trả lương nhân viên thời vụ gọn gàng

• Trả ngay sau ca hoặc cuối tuần cố định, và nói trước với nhân viên lịch trả lương. Trả đúng hẹn là cách giữ người tốt nhất.
• Đặt tiền công rõ ràng khi đăng ca, để lúc trả chỉ cần quét mã.
• Dùng QR trả tất cả cho người làm nhiều ca, đỡ phải chuyển nhiều lần.
• Luôn bấm "Tôi đã chuyển" ngay sau khi chuyển, để danh sách chờ luôn đúng.
• Trả tiền mặt thì nhờ nhân viên bấm "Tôi đã nhận tiền" ngay khi nhận, để cả hai bên cùng có ghi nhận.
• Kiểm tra tên người nhận trong ứng dụng ngân hàng trước khi xác nhận.

Câu hỏi thường gặp

JobFling có tự động chuyển lương cho nhân viên không?

Không. Bạn chuyển tiền trong ứng dụng ngân hàng của mình bằng mã VietQR mà JobFling tạo sẵn, rồi bấm "Tôi đã chuyển" để ghi nhận. JobFling không giữ và không chuyển tiền của bạn.

Mã VietQR dùng được với ngân hàng nào?

VietQR là chuẩn mã QR chuyển khoản chung của các ngân hàng Việt Nam. Hầu hết ứng dụng ngân hàng hiện nay đều quét được, ví dụ Vietcombank, MB Bank, Techcombank, BIDV, VietinBank hay ACB.

Tôi trả thêm tiền thưởng thì làm sao?

Sửa Số tiền trong bảng trả tiền trước khi quét. Mã QR tự tạo lại với số tiền mới, và khoản được ghi nhận đúng bằng số bạn đã chuyển.

Tôi trả tiền mặt thì có ghi nhận được không?

Có, theo hai cách. Bạn tự ghi nhận khoản đã trả trong Thanh toán của ca, kể cả khi nhân viên chưa có tài khoản ngân hàng. Hoặc nhân viên bấm "Tôi đã nhận tiền" trong Lịch sử ca làm của họ, và ca đó tự rời khỏi danh sách chờ thanh toán của bạn.

Trả lương đúng hẹn, giữ chân nhân viên tốt

Nhân viên thời vụ quay lại với chủ trả lương nhanh và rõ ràng. Với JobFling, chuyển khoản lương theo ca chỉ còn là quét mã và bấm một nút, còn việc ai đã trả, ai còn chờ thì app ghi lại cho bạn.

Tải app JobFling để bắt đầu. Nếu bạn chưa đăng ca nào, xem cách tuyển nhân viên part-time nhanh và cách xếp lịch làm việc cho nhân viên thời vụ.