Cần Bao Nhiêu Nhân Viên Thời Vụ Cho Ngày Đông Khách?

Ngày lễ, cuối tuần, đợt khuyến mãi lớn — chủ quán nào cũng từng rơi vào một trong hai tình huống: thiếu người thì khách chờ lâu, nhân viên kiệt sức, đánh giá xấu; thừa người thì đứng chơi mà vẫn phải trả lương. Phần lớn là do ước lượng "theo cảm giác".

Bài viết đưa ra một công thức 5 bước đơn giản để tính số nhân viên thời vụ cần thêm, kèm ví dụ cho quán cà phê và kho hàng online.

Lưu ý: các con số trong ví dụ chỉ để minh họa cách tính. Năng suất thực tế khác nhau giữa từng quán, từng người — hãy dùng số liệu của chính bạn. Phần quy định là thông tin chung dựa trên Bộ luật Lao động 2019, cập nhật tháng 10/2026 — không phải tư vấn pháp lý.

Công thức cốt lõi

Số người cần cho một vị trí = Lượng việc trong giờ cao điểm ÷ Năng suất một người mỗi giờ

Rồi làm tròn lên và cộng thêm dự phòng. Mọi bước bên dưới chỉ là cách tìm ra hai con số trong công thức này cho chính xác.

Bước 1: Dự báo lượng việc theo từng giờ

Đừng dự báo cả ngày — hãy dự báo theo giờ, vì khách không đến đều. Nguồn số liệu:

• Máy tính tiền, phần mềm bán hàng: số đơn theo giờ của ngày tương tự năm trước, hoặc cuối tuần gần nhất.
• Đặt bàn, đặt trước, đơn online đã nhận.
• Chương trình khuyến mãi bạn sắp chạy — thường làm tăng đơn so với ngày thường.

Nếu chưa có số liệu, hãy ghi lại ngay từ bây giờ: mỗi giờ bao nhiêu đơn, bao nhiêu khách. Chỉ vài tuần là bạn có cơ sở cho lần sau.

Bước 2: Đo năng suất một người

Với mỗi vị trí, xác định một người làm được bao nhiêu việc trong một giờ khi đông khách:

• Pha chế: bao nhiêu ly mỗi giờ?
• Phục vụ: phụ trách được bao nhiêu bàn cùng lúc?
• Thu ngân: bao nhiêu lượt thanh toán mỗi giờ?
• Đóng gói: bao nhiêu đơn mỗi giờ?

Cách đo đơn giản: chọn một giờ cao điểm, đếm việc nhân viên quen tay làm được. Người mới thường chậm hơn — nên tính họ ở mức thấp hơn, ví dụ khoảng 60–70% người quen việc trong những ca đầu.

Bước 3: Chia ra và làm tròn lên

Áp dụng công thức cho từng vị trí, làm tròn lên — 3,2 người nghĩa là 4 người, không phải 3.

Bước 4: Cộng dự phòng

Thêm khoảng 10–20% (thường là 1 người cho mỗi nhóm nhỏ) vì:

• Có người vắng, đến muộn đột xuất — ngày lễ càng hay xảy ra.
• Có lúc đông hơn dự báo.
• Nhân viên cần nghỉ giữa ca.

Dự phòng không nhất thiết là người đứng chờ: có thể là người trực sẵn, gọi được trong 30 phút, hoặc nhân viên kiêm việc dọn dẹp, chuẩn bị nguyên liệu khi vắng.

Bước 5: Chia ca theo đường cong giờ

Đừng xếp tất cả mọi người từ mở cửa đến đóng cửa. Xếp ca ngắn chồng lên giờ cao điểm:

• Nhân viên cố định làm ca dài để giữ quy trình.
• Nhân viên thời vụ làm ca 4–5 tiếng đúng khung giờ đông nhất.

Cách này vừa đủ người lúc đông, vừa không phải trả lương cho giờ vắng.

Ví dụ 1: Quán cà phê ngày lễ

Giả sử một quán có số liệu ngày lễ năm trước và năng suất đo được như sau (số liệu minh họa):

Năng suất đo tại quán: một pha chế quen việc khoảng 40 ly/giờ; một thu ngân khoảng 60 lượt/giờ (mỗi lượt trung bình 2 ly); một phục vụ phụ trách khoảng 8 bàn khi đông, quán có 30 bàn.

Tính cho khung 14h–17h (đông nhất):

• Pha chế: 150 ÷ 40 = 3,75 → 4 người
• Thu ngân: 150 ly ≈ 75 lượt; 75 ÷ 60 = 1,25 → 2 người
• Phục vụ: 30 bàn ÷ 8 = 3,75 → 4 người
• Tổng: 10 người; cộng dự phòng 1 người → 11 người

Nếu ngày thường quán có 5 người, ngày lễ cần thêm khoảng 6 người thời vụ cho khung chiều. Khung 7h–9h chỉ cần khoảng 5–6 người, nên người thời vụ có thể vào ca 13h–18h và ca 17h–21h thay vì làm cả ngày.

Ví dụ 2: Kho hàng online đợt khuyến mãi

Một kho nhỏ dự báo 2.400 đơn cần đóng gói trong ngày sau đợt khuyến mãi, phải xong trong 8 tiếng làm việc (số liệu minh họa).

• Lượng việc mỗi giờ: 2.400 ÷ 8 = 300 đơn/giờ
• Năng suất: người quen việc khoảng 40 đơn/giờ; người mới khoảng 25 đơn/giờ
• Kho có 4 nhân viên quen việc: 4 × 40 = 160 đơn/giờ
• Còn thiếu: 300 − 160 = 140 đơn/giờ → 140 ÷ 25 = 5,6 → 6 người thời vụ
• Cộng dự phòng → 7 người thời vụ

Với kho hàng, còn một cách khác: kéo dài thời gian xử lý thêm một ca tối thay vì dồn hết người vào ca ngày — miễn là thời hạn giao hàng cho phép.

Đừng quên tính chi phí

Sau khi có số người, hãy nhân ra tổng chi phí và so với doanh thu dự kiến:

Chi phí = Số người × Số giờ × Lương giờ (+ phụ cấp, các khoản trả thêm)

Lưu ý:

• Lương theo giờ không được thấp hơn lương tối thiểu theo giờ của vùng.
• Làm ban đêm, làm thêm giờ, làm ngày lễ có mức trả thêm theo luật — xem làm đêm, làm lễ được trả thêm bao nhiêu.

Tăng ca cho nhân viên cũ thay vì thuê thêm?

Đôi khi cho nhân viên hiện tại làm thêm giờ là đủ. Nhưng Điều 107 Bộ luật Lao động giới hạn làm thêm giờ: cần sự đồng ý của người lao động, tổng giờ làm bình thường và làm thêm không quá 12 giờ/ngày, làm thêm không quá 40 giờ/tháng, và nhìn chung không quá 200 giờ/năm. Người làm quá sức cũng làm chậm và dễ sai hơn — ngày đông khách thường cần thêm người, không chỉ thêm giờ.

Mẹo để ngày đông khách trơn tru hơn

• Tuyển sớm 1–2 tuần trước, nhất là dịp lễ, Tết — người làm thêm cũng được nhiều nơi mời. Xem viết tin tuyển part-time để đúng người ứng tuyển.
• Cho người mới làm thử một ca vào ngày thường trước ngày đông (có trả lương), để họ quen quầy, quen menu.
• Giao việc đơn giản cho người mới: dọn bàn, mang đồ, đóng gói — việc phức tạp để người quen.
• Chuẩn bị trước: nguyên liệu, ly, túi, nhãn — giảm việc trong giờ cao điểm.
• Ghi lại số đơn và số người thực tế sau mỗi ngày đông, để lần sau dự báo chính xác hơn.
• Chốt lịch bằng tin nhắn với từng người: giờ đến, việc làm, lương, ngày trả.

Nếu bạn sắp xếp ca và tuyển người qua JobFling, xem thêm quản lý lịch làm việc nhân viên thời vụ.

Tóm tắt

• Số người = Lượng việc giờ cao điểm ÷ Năng suất một người mỗi giờ, làm tròn lên.
• Dự báo theo từng giờ, dựa trên số liệu bán hàng thật.
• Tính người mới ở mức năng suất thấp hơn người quen việc.
• Cộng 10–20% dự phòng cho người vắng, đông bất ngờ, nghỉ giữa ca.
• Xếp ca ngắn chồng lên giờ cao điểm, không cần mọi người làm cả ngày.
• Tăng ca cho người cũ có giới hạn theo luật — ngày đông thường cần thêm người.

Nguồn tham khảo

• Làm thêm giờ bao nhiêu là vi phạm pháp luật? — Thư viện Pháp luật
• 7 lưu ý cho doanh nghiệp khi bố trí làm thêm giờ — Tạp chí Luật sư Việt Nam
• Quy định về làm thêm giờ mới nhất theo Bộ luật Lao động 2019 — LuatVietnam