Thuê Thời Vụ Hay Nhân Viên Chính Thức: So Chi Phí Thật
Nhân viên thời vụ có thật sự rẻ hơn chính thức? So chi phí theo giờ có tính bảo hiểm 2026, nghỉ phép, ngày lễ, giờ vắng khách và chi phí tuyển lại.
"Thuê part-time cho rẻ, khỏi đóng bảo hiểm." Câu này nhiều chủ quán từng nghe, và từ ngày 01/7/2025 nó không còn đúng trong nhiều trường hợp. Ngược lại, "thuê chính thức cho ổn định" cũng không phải lúc nào cũng đáng — nếu quán vắng nửa ngày, bạn đang trả lương cho những giờ không ai cần.
Bài viết so sánh chi phí thật của hai cách thuê cho một cửa hàng nhỏ: tính cả bảo hiểm theo mức năm 2026, nghỉ phép, ngày lễ, giờ vắng khách và chi phí tuyển lại người mới — rồi gợi ý khi nào nên chọn cách nào.
Lưu ý: đây là thông tin chung, cập nhật tháng 10/2026, không phải tư vấn pháp lý hay kế toán. Các con số là ví dụ minh họa với giả định ghi rõ; hãy thay bằng số của quán bạn, và hỏi kế toán hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội nơi bạn đăng ký khi cần chắc chắn.
Điều đã thay đổi: part-time cũng có thể phải đóng bảo hiểm
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025), người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc — kể cả hợp đồng mang tên khác nhưng thực chất là làm công, hưởng lương, chịu sự quản lý. Người làm không trọn thời gian (part-time) cũng thuộc diện này nếu tiền lương tháng làm căn cứ đóng từ mức tham chiếu trở lên (2.340.000 đồng/tháng tại thời điểm luật có hiệu lực).
Hộ kinh doanh thuê người theo hợp đồng từ đủ 1 tháng cũng phải đăng ký và đóng bảo hiểm cho người lao động, không chỉ doanh nghiệp.
Nói đơn giản: một bạn làm part-time ổn định ở quán vài tháng, mỗi tháng nhận từ khoảng 2,34 triệu đồng trở lên, thì cả hai bên đều phải đóng. Chỉ những việc thật sự ngắn — hợp đồng dưới 1 tháng — mới nằm ngoài diện bắt buộc. Chia nhỏ hợp đồng để né bảo hiểm trong khi người làm thực chất làm liên tục là rủi ro, đừng làm.
Tỷ lệ đóng năm 2026
| Khoản | Quán (người sử dụng lao động) đóng | Người lao động đóng |
|---|---|---|
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, tử tuất) | 14% | 8% |
| Ốm đau, thai sản | 3% | — |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% | — |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% |
| Tổng | 21,5% | 10,5% |
Phần 10,5% của người lao động được trừ từ lương của họ, không phải chi phí thêm của quán. Phần 21,5% là chi phí của quán, tính trên tiền lương đóng bảo hiểm (không thấp hơn lương tối thiểu vùng với người làm trọn thời gian).
Ngoài ra, doanh nghiệp còn đóng kinh phí công đoàn 2% quỹ tiền lương đóng bảo hiểm, kể cả khi chưa có công đoàn cơ sở. Với hộ kinh doanh, hãy kiểm tra quy định miễn đóng hiện hành trước khi tính khoản này.
Ví dụ: một vị trí phục vụ ở quán cà phê vùng I
Giả định: quán ở vùng I (lương tối thiểu 2026: 5.310.000 đồng/tháng, 25.500 đồng/giờ). So hai cách:
- A — Nhân viên chính thức: lương 6.000.000đ/tháng, làm 26 ngày × 8 giờ.
- B — Nhân viên theo giờ: 30.000đ/giờ, chỉ làm giờ quán cần, hợp đồng từ đủ 1 tháng (nên có bảo hiểm).
Chi phí mỗi tháng của A
| Khoản | Số tiền |
|---|---|
| Lương | 6.000.000đ |
| Bảo hiểm phần quán đóng (21,5%) | 1.290.000đ |
| Tổng (hộ kinh doanh, chưa tính công đoàn) | 7.290.000đ |
| Nếu là doanh nghiệp: thêm kinh phí công đoàn 2% | +120.000đ |
Nhưng 7,29 triệu không mua được 208 giờ làm. Nhân viên chính thức có 12 ngày nghỉ phép năm (Điều 113 Bộ luật Lao động 2019) và 11 ngày nghỉ lễ, Tết (Điều 112) vẫn hưởng lương, tức khoảng 1,9 ngày mỗi tháng. Số giờ làm thật còn khoảng 193 giờ/tháng:
7.290.000đ ÷ 193 giờ ≈ 37.800đ cho mỗi giờ làm thật.
Chi phí mỗi giờ của B
30.000đ + 21,5% bảo hiểm = 36.450đ mỗi giờ, và chỉ trả cho những giờ quán thật sự cần.
Người làm theo giờ có hợp đồng dài cũng có quyền nghỉ phép năm theo tỷ lệ thời gian làm; ví dụ này không tính chi tiết phần đó.
Kết luận của ví dụ
Tính theo giờ, hai cách gần như ngang nhau — chênh chưa tới 1.500đ một giờ. "Thời vụ rẻ hơn hẳn" không đúng khi người làm thời vụ có hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Khác biệt thật nằm ở hai chỗ dưới đây.
Khác biệt thật 1: giờ vắng khách
Nhân viên chính thức nhận lương cả những giờ quán vắng. Giả sử quán đông buổi sáng và tối, nhưng 14h–17h gần như không có khách, và khoảng một phần tư số giờ của nhân viên chính thức rơi vào giờ vắng đó:
7.290.000đ ÷ (193 giờ × 75%) ≈ 50.400đ cho mỗi giờ thật sự cần người.
Trong khi đó, người làm theo giờ chỉ được xếp vào giờ đông: chi phí mỗi giờ cần người vẫn là 36.450đ. Quán càng đông theo đợt (giờ cao điểm, cuối tuần, mùa lễ), lợi thế của thuê theo giờ càng lớn. Cách tính số người cho từng khung giờ có ở bài cần bao nhiêu nhân viên thời vụ cho ngày đông khách.
Khác biệt thật 2: chi phí tuyển lại và dạy lại
Người làm thời vụ đổi nhiều hơn. Mỗi người mới tốn:
- Thời gian tuyển: đăng tin, nhắn tin, hẹn gặp.
- Thời gian dạy: một người cũ kèm khoảng một giờ — xem hướng dẫn nhân viên mới trong 1 giờ.
- Năng suất thấp ở những ca đầu: ví dụ ba ca đầu người mới chỉ làm được khoảng 60–70% so với người quen việc.
- Rủi ro vắng mặt: người mới hay nghỉ sát giờ hơn — xem kế hoạch dự phòng khi nhân viên báo nghỉ.
Ví dụ: ba ca đầu, mỗi ca 4 giờ, mất khoảng 35% năng suất → 3 × 4 × 30.000 × 35% ≈ 126.000đ, cộng một giờ của người kèm ≈ 30.000đ, tức khoảng 150.000đ cho mỗi người mới, chưa tính thời gian của chính bạn. Nếu tháng nào cũng phải thay hai, ba người, khoản này đáng kể. Giữ được người cũ quay lại là cách giảm chi phí này rõ nhất — xem 7 cách giữ chân nhân viên thời vụ giỏi.
Không chỉ là tiền
| Nhân viên chính thức | Nhân viên theo giờ, thời vụ | |
|---|---|---|
| Chi phí mỗi giờ làm (ví dụ trên) | ≈ 37.800đ | ≈ 36.450đ (có bảo hiểm) |
| Trả cho giờ vắng khách | Có | Không |
| Linh hoạt theo mùa, theo giờ cao điểm | Thấp | Cao |
| Ổn định, quen việc, quen khách | Cao | Thấp đến trung bình |
| Giao việc cần tin tưởng (két, mở cửa, đặt hàng) | Dễ | Khó hơn |
| Công sức quản lý (xếp ca, tuyển lại) | Ít | Nhiều |
| Rủi ro nghỉ sát giờ | Thấp hơn | Cao hơn |
Nên chọn thế nào?
- Công việc đều mỗi ngày, cần tin tưởng (mở, đóng cửa, giữ két, đặt hàng, pha chế chính): nhân viên chính thức.
- Giờ cao điểm, cuối tuần, mùa lễ, sự kiện: người làm theo giờ, thời vụ.
- Phần lớn quán nhỏ hợp nhất với mô hình kết hợp: một nhóm nhỏ chính thức giữ phần "xương sống" của tuần, cộng một danh sách người làm theo giờ quen việc cho giờ đông.
Một cách thử nhanh: in lịch đông khách theo giờ của quán trong một tuần. Những khung giờ tuần nào cũng cần người là chỗ của nhân viên chính thức; những khung giờ lúc cần lúc không là chỗ của người làm theo giờ.
Những điều không nên làm để "tiết kiệm"
- Trả thấp hơn lương tối thiểu theo giờ của vùng — xem lương tối thiểu theo giờ.
- Không đóng bảo hiểm cho người thuộc diện bắt buộc, hoặc chia nhỏ hợp đồng để né.
- Không trả thêm cho giờ làm đêm, làm lễ, tăng ca — xem làm đêm, làm lễ, tăng ca được trả thêm bao nhiêu.
- Phạt tiền, trừ lương thay cho kỷ luật — bị cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.
Những khoản "tiết kiệm" này nhỏ so với rủi ro bị xử phạt, truy đóng, và mất người giỏi.
Checklist tính chi phí cho quán của bạn
- ☐ Ghi lịch đông khách theo giờ trong ít nhất một tuần.
- ☐ Tính chi phí một nhân viên chính thức: lương + 21,5% bảo hiểm (+ 2% công đoàn nếu là doanh nghiệp), chia cho số giờ làm thật sau phép, lễ.
- ☐ Tính chi phí một giờ theo giờ: mức/giờ + 21,5% nếu hợp đồng từ đủ 1 tháng và thuộc diện đóng.
- ☐ Ước lượng phần giờ vắng khách của nhân viên chính thức.
- ☐ Ước lượng số người mới phải tuyển mỗi tháng và chi phí dạy lại.
- ☐ Quyết định phần "xương sống" (chính thức) và phần "giờ đông" (theo giờ).
Nguồn tham khảo
- Tỷ lệ đóng BHXH năm 2026 của doanh nghiệp và người lao động — LuatVietnam
- BHXH 2024 cho lao động part-time: doanh nghiệp cần làm gì? — DH Tax Law
- Mức tham chiếu theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 — Thư viện Pháp luật
- Mức lương tối thiểu vùng của 34 tỉnh, thành từ 01/01/2026 — LuatVietnam
- Không có công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải đóng 2% kinh phí công đoàn? — Thư viện Pháp luật