Dùng JobFling Cho Doanh Nghiệp: Tổ Chức, Thành Viên Và Địa Điểm Làm Việc

Khi quán của bạn mở thêm chi nhánh, hay khi bạn có thêm một người quản lý ca, việc tuyển người thời vụ không còn là chuyện của một người. Tin tuyển dụng nằm rải rác trên điện thoại từng người, địa chỉ phải gõ lại mỗi lần đăng, còn thông tin như mã nhân viên, cỡ áo thì ghi tạm vào sổ.

Bài viết này hướng dẫn dùng JobFling như một phần mềm tuyển dụng cho doanh nghiệp nhỏ: tạo tổ chức để cả đội cùng tuyển người, lưu sẵn địa điểm làm việc, ghi chú riêng cho từng nhân viên bằng trường tuỳ chỉnh, và hỏi thêm người ứng tuyển bằng biểu mẫu ứng tuyển.

Tóm tắt nhanh

1. Tạo tổ chức cho doanh nghiệp của bạn trong Hồ sơ → Tổ chức.
2. Mời thành viên như quản lý ca, quản lý chi nhánh. Họ chấp nhận lời mời trong app.
3. Chọn tổ chức đang làm việc trước khi đăng tin, để tin thuộc về doanh nghiệp chứ không phải cá nhân.
4. Lưu địa điểm làm việc một lần, chọn lại mỗi khi đăng tin.
5. Dùng trường tuỳ chỉnh và biểu mẫu ứng tuyển để giữ thông tin nhân viên gọn một chỗ.

Tổ chức là gì và khi nào nên dùng?

Tổ chức là không gian chung của doanh nghiệp bạn trên JobFling. Khi đăng tin dưới tên tổ chức, tin tuyển dụng thuộc về doanh nghiệp, không phụ thuộc vào tài khoản cá nhân của ai.

Bạn nên tạo tổ chức khi:

• Có từ hai người trở lên cùng tuyển nhân viên thời vụ, ví dụ chủ quán và quản lý ca.
• Có nhiều chi nhánh và muốn thấy mọi tin tuyển dụng ở một nơi.
• Muốn giữ lại tin tuyển dụng khi một quản lý nghỉ việc.

Nếu bạn tuyển người một mình, cứ đăng tin với tư cách cá nhân như bình thường. Bạn có thể tạo tổ chức bất cứ lúc nào sau này.

Cách tạo tổ chức

1. Mở tab Hồ sơ, chọn Tổ chức.
2. Bấm Thêm tổ chức, nhập Tên tổ chức, ví dụ tên quán hay tên công ty.
3. Bấm Tạo. Bạn là chủ sở hữu của tổ chức vừa tạo.

Chọn tổ chức đang làm việc

Một tài khoản có thể thuộc nhiều tổ chức, ví dụ bạn quản lý hai quán khác nhau. Trong màn hình Tổ chức, chọn tổ chức bạn muốn làm việc. Từ đó, tin bạn đăng thuộc về tổ chức đó, và danh sách công việc hiện các tin của tổ chức.

Muốn đăng tin với tư cách cá nhân, chọn Cá nhân trong cùng danh sách.

Mời thành viên vào tổ chức

1. Mở tổ chức của bạn, bấm Thêm.
2. Tìm theo email người cần mời. Người đó cần có tài khoản JobFling. Bạn có thể chọn nhiều người cùng lúc.
3. Bấm Thêm thành viên để gửi lời mời. Người được mời nhận thông báo và mở mục Lời mời trong màn hình Tổ chức để chấp nhận hoặc từ chối.

Khi họ chấp nhận, bạn nhận thông báo và họ trở thành thành viên của tổ chức. Lời mời đã từ chối vẫn được giữ lại, nên người được mời có thể đổi ý và tham gia sau.

Thành viên làm được gì?

Đây là phần nhiều chủ doanh nghiệp hỏi nhất, nên cần nói rõ:

• Mọi thành viên thấy mọi tin tuyển dụng của tổ chức, để cả đội biết đang tuyển gì, ở đâu.
• Mỗi người quản lý tin mình đăng. Người đăng tin là người sửa tin, duyệt người ứng tuyển, xếp ca và trả lương cho tin đó. Các thành viên khác xem được nhưng không sửa được tin của người khác.
• Nhóm nhân viên của tổ chức được dùng chung. Mọi thành viên cùng thấy và cùng quản lý các nhóm, kể cả nhóm tự động duyệt. Xem thêm nhóm nhân viên thân quen.
• Tin tuyển dụng ở lại với tổ chức. Khi một thành viên rời tổ chức, các tin họ đã đăng dưới tên tổ chức vẫn thuộc về tổ chức.

Mẹo: hãy phân công rõ ai phụ trách tin nào ngay từ đầu, ví dụ mỗi quản lý chi nhánh đăng và quản lý tin của chi nhánh mình.

Lưu sẵn địa điểm làm việc

Không cần gõ lại địa chỉ mỗi lần đăng tin. Lưu địa điểm một lần, lần sau chỉ cần chọn.

1. Trên màn hình Tuyển dụng, bấm biểu tượng ghim bản đồ ở góc trên.
2. Bấm Thêm địa điểm, đặt tên dễ nhớ như "Chi nhánh Quận 1" hay "Kho Bình Dương".
3. Nhập địa chỉ, hoặc dán đường link Google Maps của địa điểm, rồi kiểm tra lại vị trí trên bản đồ.
4. Lưu lại. Khi đăng tin, chọn địa điểm đã lưu thay vì nhập lại.

Vị trí chính xác giúp người lao động gần đó thấy tin của bạn và tìm đúng chỗ khi đi làm.

Lưu ý: địa điểm được lưu theo từng tài khoản, không dùng chung trong tổ chức. Mỗi quản lý nên tự lưu các địa điểm mình hay đăng tin.

Trường tuỳ chỉnh: ghi chú riêng cho từng nhân viên

Với nhân viên làm lâu, bạn thường cần ghi lại vài thông tin như mã nhân viên, cỡ áo đồng phục, số tủ đồ. Trường tuỳ chỉnh giúp bạn giữ những thông tin này ngay trong JobFling:

1. Mở chi tiết công việc, vào mục Quản lý, chọn Trường tuỳ chỉnh.
2. Thêm các trường bạn cần, ví dụ "Mã nhân viên", "Cỡ áo".
3. Điền giá trị cho từng người trong hồ sơ nhân viên, ở thẻ Trường dữ liệu.

Đây là ghi chú nội bộ: chỉ bạn điền và chỉ phía nhà tuyển dụng thấy, người lao động không thấy.

Biểu mẫu ứng tuyển: hỏi thêm trước khi nhận người

Đôi khi hồ sơ chưa đủ, bạn muốn hỏi thêm vài câu trước khi duyệt. Mở chi tiết công việc, vào mục Quản lý, chọn Biểu mẫu ứng tuyển để thêm câu hỏi. Bạn cũng có thể thêm câu hỏi ngay khi tạo công việc mới. Có ba loại câu hỏi:

• Văn bản: ví dụ "Bạn đã từng pha chế chưa?", "Bạn có xe máy không?".
• Ảnh: ví dụ ảnh chứng chỉ vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Video: ví dụ một video ngắn giới thiệu bản thân.

Bạn có thể đánh dấu câu hỏi Bắt buộc. Người ứng tuyển phải trả lời trước khi gửi đơn, và bạn xem câu trả lời ở thẻ Biểu mẫu trong hồ sơ của họ khi duyệt.

Mẹo: chỉ hỏi những gì thật sự cần. Biểu mẫu càng ngắn, càng nhiều người ứng tuyển.

Quy trình gợi ý cho doanh nghiệp nhỏ

1. Chủ doanh nghiệp tạo tổ chức và mời các quản lý.
2. Mỗi quản lý lưu địa điểm chi nhánh mình phụ trách.
3. Quản lý đăng tin dưới tên tổ chức, thêm biểu mẫu ứng tuyển nếu cần. Xem cách tuyển nhân viên part-time nhanh.
4. Duyệt người, xếp ca và theo dõi chấm công. Xem cách quản lý lịch làm việc nhân viên thời vụ.
5. Sau ca, trả lương nhanh bằng mã QR. Xem trả lương nhân viên thời vụ bằng VietQR.
6. Thêm người làm tốt vào nhóm nhân viên chung của tổ chức để lần sau họ nhận ca ngay.

Câu hỏi thường gặp

Thành viên có sửa được tin của người khác trong tổ chức không?

Không. Thành viên xem được mọi tin của tổ chức, nhưng chỉ người đăng tin mới sửa tin, duyệt người và quản lý ca của tin đó.

Quản lý nghỉ việc thì tin tuyển dụng của họ ra sao?

Tin đã đăng dưới tên tổ chức vẫn thuộc về tổ chức khi người đó rời đi.

Người lao động có thấy trường tuỳ chỉnh không?

Không. Trường tuỳ chỉnh là ghi chú nội bộ, chỉ phía nhà tuyển dụng thấy.

Tôi có thể thuộc nhiều tổ chức cùng lúc không?

Có. Chọn tổ chức đang làm việc trong màn hình Tổ chức để chuyển qua lại.

Tuyển người cùng nhau, gọn một chỗ

Với tổ chức, địa điểm lưu sẵn, trường tuỳ chỉnh và biểu mẫu ứng tuyển, JobFling giúp doanh nghiệp nhỏ tuyển nhân viên thời vụ như một đội, thay vì mỗi người một cách.

Tải app JobFling để tạo tổ chức cho doanh nghiệp của bạn.